Cuando decidí dejar mi trabajo estable para aventurarme en el mundo del emprendimiento, enseguida me di cuenta de que necesitaba una comprensión sólida de los aspectos financieros que sostendrían mi proyecto.
Uno de los conceptos más cruciales que todo emprendedor debe dominar es la estructura de costes de su negocio. Por eso, hoy quiero compartir contigo una guía detallada que te ayudará a entender y gestionar mejor este aspecto tan importante.
¿Qué es una estructura de costes?
La estructura de costes de una empresa es la organización y clasificación de los diferentes tipos de gastos que tiene durante sus operaciones.
Ojo, porque estos costes pueden ser fijos o variables, directos o indirectos, y cada uno juega un papel crucial en la estrategia financiera y la toma de decisiones de la empresa.
No importa qué misión o visión tienes. Aunque tu empresa tenga el potencial de ser la más rentable del mundo, tienes que llevar un mínimo de control en tu estructura de costes.
Comprender cómo se relacionan estos costes con las operaciones de tu negocio es esencial para saber ajustar los precios y para asegurar la sostenibilidad financiera.
Tienes que hacerte dos preguntas básicas:
¿Cómo ganaremos dinero?
¿Cómo gastaremos dinero?
Parece una tontería, pero muchas empresas pueden caer fácilmente en la quiebra si realmente no tienen esto bien controlado.
Será a partir de ahí que podrás tomar mejor algunas decisiones como cuál va a ser tu modelo de negocio o tu estrategia de precios, por mencionar algunas cosas.
¿Todo esto te suena a chino? No te preocupes, que lo desgranamos y verás que luego te resultará superfácil usar este sistema.
Los elementos de la estructura de costes
A la hora de diseñar tus productos y servicios es importante que tengas en cuenta todos estos elementos, porque influirán en cuánto podrás aportar. Es tu responsabilidad como dueño del negocio, y mucho más si encima estás apostando por algo tan valioso para tu comunidad como el emprendimiento social.
De hecho, usemos diferentes ejemplos de empresas sociales, para que te puedas hacer una idea de lo que te hablo en cada caso:
1. Costes fijos
Pongamos que diriges una organización que aporta formación profesional a jóvenes en riesgo de exclusión social.
Los costes fijos aquí incluirían:
- Alquiler de las instalaciones donde se imparten los cursos.
- Salarios de los formadores y el personal administrativo.
- Facturas de servicios básicos como electricidad y agua.
Como ves, los costes fijos son gastos que no fluctuarán mes a mes, lo que te permite prever con cierta seguridad cuánto necesitas cubrir regularmente, independientemente del número de estudiantes que atiendas.
Ojo, porque los gastos no terminan aquí.
2. Costes variables
Centrándonos en los mismos cursos de formación, los costes variables podrían ser, por ejemplo, materiales didácticos que se consumen y se adaptan según el número de participantes: libros, herramientas y otros recursos educativos.
O pongamos el caso de que uno de tus alumnos tiene necesidades especiales de aprendizaje y tienes que gastarte un extra en ciertos materiales adaptados. Por supuesto, comporta un plus que no podías prever.
Si en un mes aumenta el número de jóvenes atendidos, es probable que estos costes también aumenten, dado que se necesitarán más materiales para satisfacer la demanda.
3. Costes directos e indirectos
Los costes directos en este contexto serían aquellos vinculados directamente a la entrega de los cursos, como los materiales didácticos y el salario de los formadores.
Los costes indirectos, por otro lado, podrían incluir actividades de soporte que son esenciales, pero no se vinculan con la enseñanza, como la limpieza de las instalaciones, la gestión de la organización y las campañas de concienciación y recaudación de fondos.
Aunque no lo parezca, a menudo hay más gastos indirectos de los que se pueden prever a simple vista, así que mucho ojo con ellos…
4. Inversión inicial
Para los emprendedores sociales, la inversión inicial podría incluir los costes de establecimiento físico o legal del negocio y ADEMÁS la posible inversión en investigaciones de mercado o en el desarrollo de programas que respondan a las necesidades sociales que pretendes cubrir.
Al fin y al cabo, está bien asegurarse de que tu labor realmente hace falta en tu comunidad, y que, por ejemplo, no es algo que solo tú percibes.
Y ese no es el único tipo de estudio que tendrías que hacer en muchos casos. Poniendo otro ejemplo, antes de lanzar un programa de inserción laboral, podrías necesitar invertir en estudios para entender las habilidades más demandadas en tu comunidad y cómo integrarlas en tu currículo.
5. Ingresos
En un emprendimiento social, los ingresos a menudo provienen de una combinación de ventas de servicios, donaciones, subvenciones y, en algunos casos, inversión de impacto social.
Tienes que controlar todas estas fuentes de ingresos, asegurándote de cubrir tus costes y tener el potencial de reinvertir para que tu proyecto pueda seguir avanzando y creciendo.
Recuerda lo que te dije en anteriores artículos: para emprendimiento social tienes un porrón de alternativas a la venta directa de servicios o productos, como el crowdfunding y los inversores.
¿Cómo se hace la estructura de costes?
Ahora que ya entiendes cuáles son las «piezas» de la estructura de costes, te será muuuuy fácil crear la tuya. Aquí te dejo algunos pasos clave para comenzar:
- Identifica todos los costes y clasifícalos: Comienza por identificar todos los costes en los que incurre tu negocio. Clasifícalos en fijos, variables, directos e indirectos. Esto te dará una base para tu análisis.
- ¿Has identificado todos los costes indirectos?: Asegúrate de haberlos identificado bien, y vincúlalos a diferentes productos, servicios o básicamente cosas que quieras hacer. Siempre está bien planificar con un poco de previsión, y «ser pesimista» aquí te puede servir para evitarte disgustos e ir preparado.
- Calcula el coste total: Una vez que tienes todos tus costes alineados y bien definidos, súmalos para obtener el coste total de operar tu negocio. Esto te da una idea clara de cuánto necesitas para cubrir tus bases antes de siquiera pensar en ganancias.
- Establece tus precios: Con tu estructura de costes clara, ahora puedes empezar a jugar con los precios. Recuerda que el precio de tu servicio o producto debe cubrir costes y además generar algo de ganancia y (a la vez) ser competitivo en el mercado. Créeme que estarás un buen rato hasta encontrar el precio ideal, y vas a tener que hacer recortes en tus gastos casi seguro.
- Ajusta poco a poco: Después de lanzarte, vas a tener que ir cambiando. El mundo cambia, y tu negocio también. Una vez que tengas todo en marcha, no es momento de dormirse en los laureles. Mantén un ojo crítico en cómo evolucionan tus costes y tus ingresos. Quizás descubras que puedes optimizar ciertos procesos o que algunos costes variables se pueden reducir. Por ejemplo, hoy en día cada vez es más fácil automatizar muchos procesos con inteligencia artificial. El otro día estuve hablando con un amigo que va a automatizar todo el soporte de su academia con un chatbot programado.
- Retroalimentación: Y el mundo no es el único que cambia, también hay que escuchar a tus clientes, a tu equipo, y a tus propios números. Si algo no cuadra, o si hay una oportunidad de reducir costes sin sacrificar la calidad, ¡adelante! La adaptabilidad es una de las mejores cualidades de los emprendedores. Esto es algo que las empresas grandes no tienen tanta libertad para hacer, así que aprovecha.
Con todo esto, ya deberías de tener clara cuál será tu estructura de costes y, dando los pasos necesarios, tendrás ya mejor preparado tu plan de negocio. Mucho ánimo y, si aún no lo has hecho, te animo a suscribirte a mi newsletter. Si lo haces ahora, te regalaré una guía que complementa muy bien este artículo.
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