Si vas a emprender, necesitas saber cómo organizar mejor tu tiempo, y no de cualquier manera. Aquí te cuento lo que me funciona a mí, para que veas si quieres o no quieres aplicarlo. Iremos de lo más básico a lo más complicado. Si estás muy metido en el mundo de la productividad, muchas cosas te parecerán de cajón, pero seguro que aprenderás algo al final.
Crea una lista
Ni técnicas ni historias, lo que más me ha servido de SIEMPRE ha sido hacer listas. Me explico:
Nuestra memoria tiene un límite bastante claro, y sobre todo para los más distraídos es normal olvidar cosas. Al fin y al cabo, la vida del emprendedor es la de alguien visionario, alguien con una cabeza llena de ideas, una mente que no para de divagar y de buscar oportunidades.
Por eso, por tu salud mental (y también por tu productividad) tienes que empezar a apuntar todo lo que quieres o tienes que hacer.
Créeme que si no lo has hecho nunca, cuando empieces, no vas a querer dejar de hacerlo. Yo flipé cuando me di cuenta de lo mucho que se me olvidaba cada día, y estoy seguro de que te pasará lo mismo.
¿Y cómo hacerlo BIEN? Bueno, aquí te dejo cómo lo hago yo:
- Objetivos grandes y claves: son esas metas importantes que te has marcado para el año, tanto en tu empresa como en lo personal. Cada objetivo debe ser SMART (Específico, Medible, Alcanzable, Realista y con un Tiempo definido). Por ejemplo, «aumentar mi venta en un 15 % en diciembre del próximo año» o «leer 12 libros de desarrollo personal este año».
- Dentro de estos objetivos, desglosa los subobjetivos o proyectos concretos que te llevarán a cumplir cada meta. Si tu objetivo es «aumentar las ventas», un subobjetivo puede ser «lanzar una campaña de marketing en redes sociales».
- Después, define las tareas concretas que implica cada subobjetivo. Por ejemplo, para la campaña de marketing: «diseñar anuncios», «configurar la segmentación de audiencia», «monitorizar resultados y ajustar».
- Hábitos diarios: aquellas acciones que son tanto importantes como urgentes para tu bienestar y productividad, como hacer ejercicio, meditar o revisar tu lista de tareas por la mañana. Son tareas que, aunque no parezcan directamente relacionadas con el trabajo, te ayudan a mantenerte en tu mejor forma.
- Obligaciones y compromisos: aquí van esas tareas que sí o sí tienes que hacer, como «reunión con cliente X», «renovar licencia de software», o «pagar facturas». Son esas cosas que no puedes dejar pasar.
- Ideas y deseos para el futuro: Este es tu espacio para soñar y no perder de vista esas ideas que quizás algún día quieras desarrollar. Desde «aprender a programar» hasta «crear un pódcast sobre marketing». Lo bueno es que, cuando tengas tiempo libre o quieras un cambio de aires, puedes echar un vistazo a esta sección y elegir alguna de estas ideas para trabajar.
Ojo, porque cada tarea en tu lista debe ser lo más clara y específica posible. Evita esos puntos vagos que al final te paralizan, como «dossier administrativo». Mejor desglosa en tareas concretas: «juntar documentos para CATSalut», «llamar al seguro para pedir la info que falta» y «rellenar y enviar formularios». Esto te ayuda a avanzar paso a paso y, de paso, facilita la planificación de tus bloques de tiempo.
Créeme, cuando empieces a usar listas así, no vas a querer volver atrás. Te darás cuenta de lo mucho que puedes ganar en productividad y tranquilidad mental. Yo flipé cuando me di cuenta de lo bien que funcionaba, y estoy seguro de que a ti también te sorprenderá.
Así, podrás dejar de preocuparte en recordar lo que tenías que hacer, y podrás centrarte en lo que de verdad importa: en pensar en tus proyectos y encontrar una idea de negocio rentable.
¡Pero espera, que eso no es todo!
Haz lo importante, no lo urgente
Ahora que ya tienes tu lista con todas las tareas, empezarás a notar que se te van acumulando y que no sabes por dónde empezar. Aquí te puede ser muy útil priorizar, detectando las cosas que realmente deberías de hacer primero.
Si bien es posible hacerlo manualmente, decidiendo una por una cuáles son las tareas más relevantes para hacer primero, te recomiendo seguir la matriz de Eisenhower, que nunca falla, sobre todo si estás sobrecargado con curro.
La matriz de Eisenhower es muy simple. Dice que hay 4 tipos de tareas (en las que podrías dividir las tuyas), y juega con dos variantes que combina: si una tarea es importante o no, y si es urgente o no. El orden de prioridad sería el siguiente.
- Hazla: Tareas importantes y urgentes. Es una tarea importante porque si no la haces podría tener consecuencias negativas para ti, y encima es urgente. ¿A qué estás esperando para hacerla? Deben de ser las primerísimas.Te estoy hablando de cosas como hacer tu DAFO, que debería de ser de las primeras cosas que hagas.
- Planéala: Tareas importantes pero no urgentes. Aquí es donde muchos emprendedores se pierden, porque suelen descuidar estas tareas en favor de lo urgente. Ojo, porque estas suelen ser las tareas que realmente tienen el potencial de hacer crecer tu proyecto a largo plazo. Cosas como desarrollar nuevas ideas de negocio. Estas tareas no piden tu atención a gritos, pero si no les haces espacio en tu agenda, nunca acabarán haciéndose. Crea tiempo en tu calendario para hacerlas.
- Delégala: Tareas urgentes pero no importantes. Estas tareas tienen que hacerse, pero no necesariamente por ti. Por ejemplo, contestar correos que no requieren de tu conocimiento específico, coordinar detalles logísticos, o tareas administrativas repetitivas. Sin embargo, es posible que por el tipo de negocio que tienes no puedas darle este tipo de tareas a otras personas, y aquí hay tres posibles estrategias que pueden servirte para este tipo de tareas:
- Busca alternativas creativas: A veces no podemos permitirnos delegar, pero sí podemos buscar formas más agradables o eficaces de realizar estas tareas. ¿Tienes que hacer una llamada administrativa pesada? Aprovecha para dar un paseo al sol mientras hablas por teléfono. De este modo, conviertes una tarea tediosa en una oportunidad para cuidarte.
- Otra opción es «delegar con amor.» ¿Tienes que vender tu ropa vieja en Vinted, pero te resulta aburrido? Quizás conoces a una amiga a la que le encanta hacerlo y que, además, necesita ayuda escribiendo una carta de motivación (y eso se te da de maravilla). Propón un intercambio: tú le redactas la carta mientras ella hace los anuncios. O incluso podrías ofrecerle un porcentaje de la venta de tu ropa como compensación.
- También puedes «encajar» estas tareas en momentos de baja productividad. Piensa en esos momentos del día en los que, de todas formas, sabes que no estás al 100%. Por ejemplo, los lunes por la mañana, cuando te sientes cansado y sin energía creativa. Ese es el momento perfecto para gestionar tareas administrativas y quitártelas de encima al comienzo de la semana, aprovechando un tiempo que de otra manera podría haberse perdido.
- Elimínala: Tareas ni urgentes ni importantes. Sí, te estoy diciendo que las elimines, porque son vampiros de tu tiempo, cosas que hacemos todos casi por inercia o por hábito, pero que realmente no aportan nada a tu vida o a tu proyecto. Puede ser algo tan simple como revisar las redes sociales todo el rato, atender reuniones sin sentido o perderte en el perfeccionismo de detalles insignificantes. Si una tarea no es importante y tampoco es urgente, la respuesta es sencilla: elimínala. Ahí es donde de verdad empiezas a ganar terreno en tu agenda.
Menos hábitos negativos
Esto ya te lo he comentado en el artículo que le suelo pasar a la gente cuando me dice «quiero cambiar mi vida«.
Una vez que tienes tu lista de tareas bien priorizada, es hora de hacer un poco de limpieza tanto en tu agenda como tus hábitos.
Te estoy hablando de esos pequeños vicios que podrías tener, que parecen inofensivos al principio, pero que pueden convertirse en agujeros negros que absorben tus horas más productivas.
Por ejemplo, el clásico de los clásicos: estar pegado al móvil. Yo no sé tú, pero a veces he tenido la sensación de que mi teléfono es un imán de mi atención, e intento no permitir que me afecte.
No digo que elimines el móvil de tu vida (yo tampoco podría), pero sí que reduzcas las distracciones. Un buen truco es configurar el modo «No molestar» durante las horas en las que te quieras enfocar, o incluso dejar el teléfono en otra habitación (está demostrado que ayuda). Hay aplicaciones que incluso bloquean ciertas apps durante un tiempo que tú determines. No te preocupes, Instagram seguirá ahí cuando termines tu jornada.
Otro hábito a desterrar es el de decir «sí» a todo. ¿Cuántas veces te has encontrado haciendo algo que en el fondo no querías hacer, pero dijiste que sí porque te pillaron en un buen momento o porque te dio apuro decir que no?
Aprender a decir «no» puede costar, pero es clave para organizar mejor tu tiempo. Hazlo por respeto a ti mismo. Tu tiempo es limitado y necesitas invertirlo en actividades que realmente se alineen con tus objetivos y visión.
También, a veces, caemos en la trampa del multitasking. Se ha puesto muy de moda eso de hacer varias cosas a la vez, pero los estudios demuestran que el cerebro no está diseñado para ello. Lo único que consigues es hacer las cosas de manera mediocre y estresarte el doble. Prueba a hacer solo una cosa a la vez y verás cómo tu productividad aumenta. Termina una tarea y, entonces, pasa a la siguiente. Suena básico, pero es tremendamente efectivo.
¿Te cuesta concentrarte? Pues podrías probar con los «Pomodoro», un verdadero clásico en el mundo de la productividad. La técnica del Pomodoro consiste en dividir tus tareas en bloques de tiempo de 25 minutos, que son como mini-maratones de enfoque total. Te explico cómo funciona:
- Elige una tarea y divídela en subtareas si es necesario.
- Ponte un temporizador durante 25 minutos y trabaja exclusivamente en esa tarea. Nada de móvil, redes sociales o distracciones; solo tú y tu objetivo.
- Cuando el temporizador suene, toma una pausa corta de 5 minutos. Aprovecha para moverte un poco, beber agua o hacer un pequeño estiramiento.
- Repite el ciclo tres veces más, y después de cuatro «Pomodoros», date una pausa más larga de unos 15 minutos para recargar energías.
Puedes usar herramientas como Focus To-Do que te ayudan a gestionar estos bloques de tiempo y mantener la concentración. La clave aquí es simplificar al máximo tus tareas y enfocarte en una cosa a la vez, algo que ya hemos mencionado. Verás que es increíblemente satisfactorio ir cumpliendo objetivos uno por uno. Ese pequeño subidón de energía cada vez que completas un «Pomodoro» es adictivo.
Ojo, no pasa nada si en algún momento estás a tope y decides saltarte la pausa, o si una tarea resulta más larga de lo esperado y necesitas añadir otro bloque de 25 minutos. Lo importante es mantener el enfoque y no dejar que las distracciones se adueñen de tu tiempo.
Al final, todo se trata de ser consciente de cómo gestionas tu atención y energía. Las técnicas como el Pomodoro no solo ayudan a aumentar la productividad, sino que también te enseñan a respetar tu tiempo y a valorarlo. ¡Pruébalo y cuéntame cómo te va!
Define tus bloques de tiempo
Hablemos ahora de una técnica que me ha ayudado a estructurar mejor mi jornada: la gestión por bloques de tiempo. La idea aquí es sencilla: divides tu día en bloques de tiempo definidos en los que te centras exclusivamente en una sola actividad. Esto puede sonar un poco rígido al principio, pero la realidad es que, cuando eres emprendedor, tener esa claridad te libera.
Por ejemplo, si sabes que las mañanas son cuando estás más fresco y con más energía, reserva esas horas para tareas que requieran más concentración y creatividad. Cosas como pensar en nuevas ideas para tu proyecto, diseñar estrategias de marketing, o escribir propuestas. Luego, deja las tareas más mecánicas o administrativas para después de comer, cuando tu energía suele ser más baja.
¿Que no sabes cuándo eres más productivo?, este vídeo te puede ser muy útil para entenderlo:
El truco aquí es que no solo te ayuda a ser más productivo, sino que también te da la oportunidad de planificar con antelación y ser más realista con lo que puedes lograr en un día. Y, por cierto, esto es un salvavidas para evitar ese temido “burnout” que puede aparecer cuando te pasas de rosca.
Ojo, porque lo más probable es que te equivoques con tus planes (créeme, le pasa a todo DIOS), y tendrás que revisar y ajustar…
Revisa y ajusta tu plan
Algo que muchos no hacen y que a mí me ha resultado superútil es revisar cómo ha ido el día. No solo se trata de tachar cosas de la lista (que, por cierto, da un gustazo tremendo), sino de ver qué ha funcionado y qué no. ¿Te diste cuenta de que siempre hay una tarea que pospones? Puede ser que no esté tan clara o que en el fondo no sea tan importante. Pregúntate por qué.
Esta revisión te permite darte cuenta de que a veces estás haciendo tareas que podrían delegarse. Otras, que quizás estabas sobreestimando el tiempo que te tomaría hacer algo. Esa retroalimentación te ayudará a afinar tu planificación y mejorar cada día.
Y lo que es más importante, también te permite celebrar tus logros. Que sí, que parece una tontería, pero reconocer lo que has conseguido te da ese empujón de motivación que necesitas para seguir adelante.
Automatiza y delega
Si hay algo que me ha cambiado la vida en el emprendimiento es entender que no todo lo tienes que hacer tú. Sí, lo sé, al principio uno quiere estar en todas, tocar todos los botones y ser el que tiene la última palabra en cada detalle. Pero, créeme, llega un punto en el que eso es insostenible y contraproducente.
Aquí es donde entra el arte de delegar y automatizar. Por un lado, delegar significa identificar esas tareas que otra persona podría hacer igual de bien (o incluso mejor que tú) y dárselas.
Esto puede ser desde contratar un asistente virtual para gestionar el correo hasta delegar la contabilidad a un experto. Cuesta al principio, pero cuando lo haces, te das cuenta de cuánto tiempo y energía te libera para centrarte en lo que realmente importa.
Por otro lado, automatizar tareas es otra cosa que puede marcar la diferencia. Piensa en cosas como responder con emails automáticos, agendar reuniones con herramientas como Calendly, o usar software de gestión de proyectos como Trello o Asana. Todo esto te permite ahorrar un tiempo precioso que podrías estar utilizando para tareas más estratégicas.
Recuerda, tu tiempo es tu recurso más valioso, y debes protegerlo y gestionarlo con sabiduría.
Rodéate de personas que te impulsen
Por último, quiero hablarte de algo que quizás no es tan técnico, pero es vital para cualquier emprendedor (sobre todo para emprendedores sociales): tu entorno. No puedes subestimar el impacto que tiene la gente con la que te rodeas en tu productividad y bienestar general.
Rodéate de personas que compartan tu visión, que te inspiren y que te desafíen a ser mejor. Evita a los “ladrones de energía”, esa gente que solo trae problemas y negatividad. Cultiva relaciones de apoyo y colaboración.
Puedes unirte a comunidades de emprendedores con proyectos como los tuyos, buscar mentores que te guíen y te aporten experiencia, o simplemente hacer “brainstorming” con personas que están en el mismo barco que tú. Todo esto te hará más productivo a la vez que te ayudará a mantenerte enfocado en tu propósito.
Recuerda bien estos consejos sobre cómo organizar mejor tu tiempo, y cuéntame qué tal te va la cosa. Si quieres más, mucho más, puedes suscribirte gratis a mi newsletter, donde seguiré dándote tips de este tipo de temas y también te hablaré de todo lo que necesitas saber para emprender, ¡que seguro que te viene bien!
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