Método SCRUM: qué es, cuándo aplicarlo y cómo, con ejemplos

El método Scrum, a veces escrito como SCRUM así en mayúsculas, te ayudará a gestionar mucho mejor los proyectos de tu empresa. Si estás abrumado con todo lo que tienes por hacer, déjate llevar por este artículo y lo verás todo mucho más claro.

¿Qué es el método Scrum?

El método Scrum es, en esencia, una metodología ágil diseñada para mejorar la entrega de proyectos, facilitando la colaboración entre equipos y optimizando sus tiempos y recursos.

Se estructura en ciclos de trabajo cortos y repetitivos, conocidos como sprints, que permiten a los equipos centrarse en entregar valor de manera continua.

El tema es que el hecho de que una empresa tenga éxito no es habitual, y mucho menos a la primera. Es un proceso, hay que iterar: pensar, hacer, probar, evaluar, revisar, volver a probar, afinar la propuesta o el servicio… entregar cada vez más valor y conseguir resolver esas necesidades que tiene tu cliente. 

Este método aplica precisamente esta filosofía, ya que te permite adaptarte y responder rápido a las evoluciones del proyecto.

Ya te lo adelanté en el artículo sobre cómo dejar tu trabajo para emprender, pero la verdad es que esta metodología me parece súper potente para construir tu empresa social, paso a paso, rigurosamente.

¿Qué 3 características caracterizan a SCRUM?

Scrum se fundamenta en tres pilares clave que garantizan su eficacia en entornos de trabajo dinámicos o en proyectos que requieren una adaptación constante:

1. Transparencia: La transparencia permite que tanto los miembros del equipo como los inversores tengan una visión clara del progreso del proyecto, y ayuda todavía más cuando tu objetivo es positivo para la sociedad, lo cual inspira y potencia todavía más el impacto que tu modelo genera. Esto se consigue con reuniones regulares y herramientas de seguimiento que permitan mantener a todos informados sobre el estado de las tareas y los objetivos, cómo vamos y hacia dónde vamos. Esto está muy bien, porque le da mucha confianza a los inversores, ya que les demuestra que de verdad crees en tu proyecto y estás currándotelo para que salga bien.
2. Inspección: No hay que ir a lo loco, y más en un ambiente cambiante. En SCRUM también se hacen pausas estratégicas para evaluar el camino recorrido, y si vamos bien. De hecho, para eso mismo sirven, como verás, las revisiones periódicas de los sprints, donde el equipo inspecciona lo que ha funcionado y lo que no.
3. Adaptación: El equipo tiene que ser capaz de recoger todo ese feedback y ser capaz de iterar, lo que significa modificar su plan de acción basado en los resultados de las inspecciones. Este método ayuda a que esto se haga de la manera más natural posible, evitando la incertidumbre. Ya verás cómo si sigues leyendo.

¿Cuándo hay que aplicarla?

El método Scrum brilla en dos tipos de situaciones, principalmente:

• Situaciones de incertidumbre, donde los caminos a seguir no están claros y no sabes qué paso dar.
• Necesitas resultados rápidos, cuando los resultados deben ser visibles a corto plazo, por lo que sea, y necesitas adaptarte rápido. Iterar, vaya.

Pongamos que estás desarrollando una plataforma educativa en línea para estudiantes con necesidades especiales. En este contexto, las necesidades de los usuarios pueden cambiar rápidamente debido a su motivación o su forma de aprender, por ejemplo, o por nuevas investigaciones sobre métodos de enseñanza, cambios en las políticas educativas…

Utilizando Scrum, puedes dividir el desarrollo de la plataforma en sprints de dos semanas. En cada sprint, tu equipo se enfoca en una serie de tareas específicas, como desarrollar una nueva función de accesibilidad o mejorar la interfaz de usuario. Al final de cada sprint, revisas el progreso con los usuarios y ajustas el plan según sus necesidades y feedback. Esto te permite adaptarte rápidamente a cualquier cambio y asegurarte de que la plataforma siempre esté alineada con las necesidades actuales de los estudiantes.

Esta metodología también es útil para negocios en los que se necesita una solución muy personalizada o especializada, o cuando hay que responder lo más rápido posible frente a los movimientos de competidores directos. Ahí es donde el Scrum te permite ajustar el proyecto de forma ágil para no perder terreno.

Además, si notas que la moral del equipo baja o que hay una alta rotación de personal, implementar Scrum puede ayudar a reforzar el compromiso y la claridad entre los miembros del equipo, alineando a todos hacia metas comunes y revitalizando el entusiasmo por el proyecto.

Conceptos clave del SCRUM

Seguramente todavía no puedas empezar a aplicar este método porque hay dos conceptos que merecen explicación aparte: los roles y los backlogs.

Roles

En Scrum, los roles aseguran que todos sepan qué se espera de ellos, y son esenciales para el buen funcionamiento del equipo:

• Product Owner: Es quien maximiza el valor del producto desarrollado por el equipo. Gestiona el Product Backlog y asegura que las prioridades estén alineadas con las necesidades del usuario final.
• Scrum Master: Actúa como un facilitador para el equipo de desarrollo, asegurando que Scrum se aplique de manera efectiva. Es el encargado de resolver los impedimentos que puedan surgir y de mantener al equipo enfocado y organizado.
• Equipo de desarrollo: Un grupo autoorganizado y multifuncional que se encarga de ejecutar el trabajo del Sprint Backlog. Son los que realmente construyen el producto y son fundamentales para el éxito del proyecto.

Backlogs

Los backlogs son listas organizadas que contienen todo lo que necesita ser hecho:

• Product Backlog: Una lista dinámica de características, funciones, requisitos, mejoras y correcciones que necesitan ser trabajadas. El Product Owner es responsable de mantener esta lista actualizada, priorizando las tareas según la necesidad y el impacto que tendrán en el proyecto.
• Sprint Backlog: Es una selección de trabajos del Product Backlog que el equipo se compromete a completar durante un Sprint. Esta lista es elaborada por el equipo de desarrollo durante la reunión de planificación del sprint y es un plan detallado de cómo se abordarán las tareas seleccionadas.

Bueno, ya vale de tanta presentación, démosle al ON, ¿no?

¿Cuáles son las 5 fases de SCRUM?

Aquí tienes las fases de este proceso, para que puedas empezar a entender y aplicar el método Scrum. Ten en cuenta que suele usarse más a menudo en el mundo del desarrollo de software, pero igualmente te será útil aprovecharlo.

1. Inicio

Crucial para establecer las bases del proyecto. Se crea la visión del proyecto y se identifican los roles principales.

Además, se forma el equipo Scrum y se desarrollan las «épicas», grandes bloques de trabajo que luego se desglosarán en tareas más pequeñas.

Aquí también se priorizan las necesidades del producto en el Product Backlog, asegurando que todos los esfuerzos estén alineados con los objetivos estratégicos del negocio.

2. Planificación

Durante esta fase, se detallan las «historias de usuario», que son descripciones cortas de una función o necesidad vista desde la perspectiva del usuario final. Para que se sepa qué se necesita implementar o cambiar y por qué.

El equipo estima el esfuerzo necesario para cada historia y las agrupa en un Sprint Backlog. Aquí, la comunicación es clave para asegurar que todos los miembros del equipo comprendan los objetivos y estén comprometidos con los plazos establecidos.

3. Implementación

El corazón de Scrum es el Sprint, un ciclo de trabajo donde el equipo se concentra en completar las tareas del Sprint Backlog.

Esta fase incluye reuniones diarias breves, conocidas como Daily Scrums, donde cada miembro del equipo reporta progresos y obstáculos, lo que permite ajustes rápidos y mantiene a todos en la misma página. El objetivo es producir un incremento del producto que sea entregable al final del Sprint.

4. Revisión y retrospectiva

Al concluir cada Sprint, se hace una revisión para evaluar el trabajo completado y determinar si cumple con los requisitos del usuario.

Esta fase permite al equipo mostrar el producto a los inversores o stakeholders y recibir feedback directo, lo que es esencial para la mejora continua.

Luego, en la retrospectiva del Sprint, el equipo reflexiona sobre el proceso, identificando fortalezas y áreas de mejora para hacer el siguiente Sprint más eficiente.

5. Lanzamiento

En esta última fase, el producto o las características desarrolladas durante los Sprints son lanzadas al mercado o entregadas al cliente.

Esta fase también incluye la revisión del rendimiento general del proyecto y la preparación para futuros ciclos de desarrollo, asegurándose así de que cada lanzamiento aporte valor real a los usuarios finales.

Bajemos un poco el SCRUM a tierra con un ejemplo:

Ejemplo práctico del método SCRUM

Este ejemplo va a ser solo un caso concreto visto por encima, así que ten en cuenta que en tu proyecto vas a tener que desarrollarlo más.

Vamos a poner el caso de que has lanzado una iniciativa para mejorar las tasas de reciclaje en un barrio con poca conciencia medioambiental. El objetivo también es educar y facilitar el proceso de reciclaje para los residentes, incrementando la tasa de reciclaje y reduciendo el impacto ambiental del barrio.

1. Inicio

• Visión del proyecto: Aumentar la concienciación y acción sobre el reciclaje dentro del barrio, haciendo que al menos el 50% de los hogares participe en el programa al final del primer año.
• Roles:
  • Product Owner: Eres tú, como fundador de la iniciativa.
  • Scrum Master: Un voluntario con experiencia en gestión de proyectos.
  • Equipo de desarrollo: Voluntarios y trabajadores locales formados en prácticas sostenibles.

2. Planificación

• Historias de usuario: Como residente del barrio, quiero entender qué materiales son reciclables para poder separarlos correctamente.
• Sprint Backlog: Desarrollar material educativo, organizar talleres de formación, diseñar y distribuir contenedores de reciclaje específicos para cada tipo de residuo.

3. Implementación

• Sprints: Cada sprint puede durar unas 2 semanas.
  • Primer Sprint: Creación de contenido educativo y diseño de los contenedores.
  • Daily Scrums: Reuniones diarias para coordinar la distribución de tareas y resolver problemas como la falta de material para los contenedores.

4. Revisión y retrospectiva

• Revisión del Sprint: Presentación del contenido educativo a un pequeño grupo de residentes para obtener feedback. Ajuste de los contenidos según las sugerencias y observaciones recibidas.
• Retrospectiva del Sprint: El equipo discute qué fue bien y qué se puede mejorar. Por ejemplo, encontrar formas más eficientes de producir los contenedores o mejorar los canales de comunicación con la comunidad.

5. Lanzamiento

• Lanzamiento del programa: Después de varios sprints, se lanza oficialmente el programa con una campaña de sensibilización, instalación de contenedores y primer taller de formación.
• Evaluación y ajustes: Monitoreo continuo de la participación de la comunidad y ajustes en la estrategia basados en la tasa de reciclaje y el feedback continuo de los residentes.

Implementando el método Scrum, como puedes ver en este ejemplo, puedes adaptarte rápidamente a las necesidades y el feedback de la comunidad, asegurando que el proyecto realmente responda a sus necesidades y consiga sus objetivos de manera efectiva.

La estructura iterativa de Scrum permite hacer mejoras continuas, lo que es esencial en proyectos sociales donde las condiciones y necesidades pueden cambiar rápidamente.

Si te ha molado este sistema, ya sabes, aplícalo en tu proyecto y me cuentas. En caso de que quieras ver más cosas así, te recomiendo que te apuntes a mi newsletter, donde seguiré compartiéndote muchos más consejos que podrán darte justo el empujón que estás buscando.